Selasa, 08 Juli 2014

MENEJEMEN TKA – TPA




MENEJEMEN TKA – TPA

A.      IFTITAH
Salah satu sajian yang sangat penting untuk diketahui dan dikaji dalam penataran Calon Ustadz dan Ustadzah TPA adalah menejemen panduan pengelolaan TKA-TPA. Materi ini disajikan untuk memberikan arah dan sekaligus mempermudah kepada pengelola dan pelaksana dalam rangka mendirikan dan mengembangkan TPA di wilayahnya masing-masing.
Mengelola TPA sebagaimana mengelola organisasi swadaya yang ada dalam masyarakat, oleh karenanya, seyogyanyalah apabila materi ini mendapatkan perhatian tersendiri oleh peserta tatar dalam rangka mengantisipasi dari berbagai kemungkinan khususnya yang berkaitan dengan pembinaan, pengembangan, pemasyarakatan dan pembudayaan ajaran Al-Qur’an melalui media TPA akan dapat mencapai sasaran secara tepat guna dan berdaya guna serta berhasil guna. Insya Allah dari media TPA akan dapat diharapkan lahir generasi Qur’ani, yang dapat menyongsong kehidupan gemilang di masa datang.

B.       PENGERTIAN
Pengertian TKA-TPA
TKA adalah Lembaga Pendidikan Al-Qur’an untuk anak-anak usia TK (4-6 tahun), sedangkan TPA untuk anak usia SD (7-12 tahun)
Pengertian Manajemen
Kata “to manage” artinya mengurus, yaitu : mengatur, memelihara, merawat dan menumbuhkan dan mengembangkan serta membimbing dan memimpin, agar tujuan yang hendak dicapai dapat terwujud dan hasilnya berdaya dan berhasil guna.
Ditinjau dari kata ketatalaksanaan yaitu: bagaimana cara mengatur, membimbing dan memimpin semua orang yang menjadi patner beramal agar usaha itu dapat mencapai tujuan.

C.      PRA PENDIRIAN TKA-TPA
1.         Siapkan tenaga pengajar (ustadz), yang telah dibekali tentang pengajaran yang berkaitan dengan anak-anak TPA.
2.         Sosialisasi kepada masyarakat lewat pengajian dan lain-lain
3.         Adakan pendekatan kepada ‘Ulil Anfus (tenaga pengajar), Wibl Albab (Ulama Cendekiawan, organisasi dan lain-lain), Ulil Amr, Tokoh Masyarakat/ Pejabat, Ulul Anwal (Penyelenggara)
4.         Membentuk Kepengurusan TKA-TPA
5.         Membuat proposal
6.         Pengumuman dan pendaftaran calon santri

D.      PANDUAN PENGELOLAAN TPA
Adanya kesepakatan Pengelola dan Pelaksana untuk membuka TPA. Dalam hal ini ada 3 unsur terkait yang sangat dominan keterlibatannya dalam pendirian TPA , yaitu: Pengelola, Pelaksana dan BADKO. Penjelasan 3 unsur tersebut sebagai berikut :
1.         Pengertian Pengelola
a.         Pengelola adalah pengurus suatu organisasi tertentu, seperti Yayasan, Masjid, Mushola, Majlis Ta’lim dan organisasi kemasyarakatan yang lain. Pengelola adalah pengurus suatu organisasi yang bertanggung jawab akan terselenggaranya Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) pada TPA di tingkat unit di bawah kewenangannya, khususnya yang berkaitan dengan Tenaga Pelaksana (USTADZ) biaya pengelolaan (dana) sarana dan prasarana serta fasilitas lainnya dan juga pemasyarakat TPA.
b.        Keberadaan Organisasi Pengelola dimaksudkan sebagai berikut :
Untuk keseragaman nama TPA dengan organisasi pengelola, untuk memberikan perlindungan dan pengayoman akan keberadaan TPA di tingkat unit di bawah kewenangannya, untuk lebih mencerminkan tanggung jawab pengelola terhadap :
1)        Tersedianya Tenaga Pelaksana (Ustadz) yang mempunyai wawasan keilmuan dalam bidang Al-Qur’an dan mampu mengaplikasikan dalam kehidupan sehari-hari, serta: sudah mengikuti penataran Guru TPA tingkat dasar (Pola 22 jam) yang dirangkaikan dengan praktek mengajar di TPA. Bersedia mengikuti penataran lanjutan (tadarus), bersedia mengikuti Kursus Tartil Qur’an (KTA) dengan mendapatkan Syahadah (S) 1, 2, 3. Bersedia mengikuti penataran bidang lain yang diselenggarakan oleh BADKO seperti makhorijul khufur dan tajwid. BCM administrasi, dll. Loyalitas terhadap lembaga dan profesi.
2)        Tersedia dana (keuangan) yang merupakan sarana penunjang yang sangat fital akan terselenggaranya aktifitas di TPA secara baik termasuk di dalamnya kesejahteraan para Pelaksana (Ustadz) bisa bersumber dari iuran santri, infaq, zakat, donator tetap dan sumber lain yang halal.
3)        Mengelola TPA di bawah Koordinasi BADKO
Hal tersebut dipandang perlu, mengingat pentingnya:
a)         Adanya arahan, bimbingan dan pembinaan secara terus menerus dan berkesinambungan oleh BADKO di bawah koordinasinya.
b)        Untuk berkesepakatan untuk dapat meningkatkan pengalaman dan kualitas para ustadz maupun para santrinya dengan cara mengikuti acara-acara tertentu yang dilaksanakan oleh BADKO baik tingkat kecamatan, daerah dan wilayah.
c)         Untuk memiliki tempat bergantung dalam memecahkan sesuatu masalah, khususnya yang berkaitan dengan edukatif yang memang menjadi kewenangan dan tanggung jawab BADKO.
2.         Pengertian Pelaksana
Pelaksana adalah semua personil yang terlibat langsung akan terselenggaranya pelaksanaan proses KBM pada TPA yang menjadi tanggung jawabnya.
Adapun Pelaksana di suatu unit TKA-TPA terdiri dari : Ketua Umum, Wakil Ketua I, Wakil Ketua II, Sekretaris Umum, Wakil Sekretaris, Bendahara Umum, Wakil Bendahara, Kepala TU, Wali Jilid, Ustadz-ah dan Komite TPA (BP 3).
Adapun tugas wewenang dan tanggung jawab masing-masing tenaga Pelaksana sebagai berikut :
Pelaksana terdiri dari :
Direktur/ Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Bendahara, dan Wali Kelas, serta Ustadz, bisa ditambah kepala TU.
Adapun tugas wewenang dan tanggung jawab masing-masing tenaga pelaksana sebagai berikut :
1.        Ketua/ Direktur
a.         Memimpin langsung TPA di bawah kewenangannya dan memegang kebijaksanaan keluar dan ke dalam.
b.        Sebagai administrator, organisator, dinamisator dan motifator serta bertanggung jawab terhadap pencapaian target kurikulum (GBPP)
c.         Sebagai ustadz EBTA (Buku Iqro’ jilid 1-6 maupun perangkat materi hafalan)
d.        Membuat laporan secara periodik kepada supervisor, yang kemudian dilanjutkan kepada Badko Daerah/Wilayah
2.        Wakil Ketua
a.         Membantu tugas Ketua dan menggantikan kedudukan dan tanggungjawab apabila ketua berhalangan.
b.        Mengkoordinasikan bidang-bidang tertentu sesuai dengan petunjuk dan kebijaksanaan ketua.
3.        Sekretaris/ Kepala TU
a.         Memimpin dan mengendalikan fungsi sekretariatan secara keseluruhan.
b.        Melaksanakan pekerjaan kesekretariatan, pendataan dan infentarisasi, dll
4.        Bendahara
a.         Mengupayakan pemasukan keuangan agar lancar dan teratur
b.        Menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang atas persetujuan ketua
c.         Membuat laporan pertanggungjawabkan kepada Ketua
d.        Menciptakan kondisi menejemen keuangan terbuka
5.        Wali Kelas
a.         Memimpin para ustadz di bawah koordinasinya dalam rangka mencapai target KBM yang efektif dan efisien.
b.        Mencatat Administrasi KBM di bawah koordinasinya dan kemudian memberikan laporan kepada ketua.
6.        Ustadz
a.         Melaksanakan KBM serta memberikan pembinaan dan bimbingan kepada santri untuk mendapatkan basis belajar yang maksimal.
b.        Bersama-sama wali kelas membuat program kerja bulanan, mingguan dan harian.
c.         Mengklasifikasikan kelompok belajar santri
d.        Mencatat prestasi santri pada lembar prestasi
3.        Mengelola TPA di bawah Koordinasi BADKO
Hal tersebut dipandang perlu, mengingat pentingnya:
a.    Memimpin dan mengendalikan fungsi sekretariatan secara keseluruhan
b.    Melaksanakan
4.        Bendahara
b.    Mengupayakan pemasukan keuangan agar lancar dan teratur
c.    Menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang atas persetujuan Ketua
d.   Membuat laporan pertanggung jawaban kepada Ketua
e.    Menciptakan kondisi menejemen keuangan terbuka
5.        Wali Kelas
a.    Memimpin para ustadz di bawah koordinasinya dalam rangka mencapai target KBM yang efektif dan efisien
b.    Mencatat Administrasi KBM di bawah koordinasinya dan kemudian memberikan laporan kepada ketua
6.        Ustadz
a.    Melaksanakan KBM serta memberikan pembinaan dan bimbingan kepada santri untuk mendapatkan basis belajar yang maksimal
b.    Bersama-sama Wali Kelas membuat program kerja bulanan, Mingguan dan Harian
c.    Mengklasifikasikan kelompok belajar santri
d.   Mencatat prestasi santri pada lembar prestasi
3.         Mengelola TPA di bawah Koordinasi BADKO
Hal tersebut dipandang perlu, mengingat pentingnya:
a.       Adanya arahan, bimbingan dan pembinaan secara terus menerus dan berkesinambungan oleh BADKO di bawah koordinasinya
b.      Unit berkesempatan untuk dapat meningkatkan pengalaman dan kualitas para ustadz maupun para santrinya dengan cara mengikuti acara-acara tertentu yang dilaksanakan oleh BADKO baik tingkat kecamatan, daerah dan wilayah
c.       Unit memiliki tempat bergantung dalam memecahkan sesuatu masalah, khususnya yang berkaitan dengan edukatif yang memang menjadi kewenangan dan tanggung jawab BADKO

LAMPIRAN-LAMPIRAN

A.      Format-format Administrasi Unit
1.      Daftar Pengurus Unit Masa Bakti
No
Nama
Tempat Tanggal Lahir
Jabatan
Alamat
Keterangan







2.      Buku Induk Ustadz
No Induk Ustadz
Nama Ustadz
Tempat/Tgl Lahir
JK
Alamat
Pendidikan
Sertifikasi








3.      Buku tamu
Tanggal
Nama Tamu
Alamat
Keperluan
Kesan/Pesan






4.      Buku Bantuan Donatur
No
Hari/Tanggal
Jenis Bantuan
Asal Bantuan
Jumlah
Keterangan







5.      Notulen Rapat
Tanggal/Waktu/Tempat:………………..
Agenda Rapat
Isi Rapat
Hasil Rapat
Keterangan





6.      Agenda Surat Masuk
Sifat Surat
Asal Surat/Tanggal
Isi
Keterangan





7.      Agenda Surat Keluar
Sifat Surat
Isi/Tujuan Surat
Tanggal kirim
Keterangan





1.        Buku Prestasi
No
Tanggal
Nama
Jenis Lomba
Tingkat
Prestasi






2.        Daftar Hadir Rapat
Nama
Alamat
Jabatan
TTD





3.        Buku Inventaris
No
Nama
Keadaan
Jumlah
Tempat
Asal
Tgl
Kondisi









4.        Buku Kegiatan Pendidikan
No
Tgl
Jenis
Lokasi
Biaya
Peserta
Manfaat
Ket
Sewa
Bant
Lain
Jml















5.        Buku Keuangan
No
Tgl
Uraian
Jml
No
Tgl
Uraian
Bukti
Jumlah










6.        Buku Induk Santri
No
NIS
Nama
Tgl Lahir
Tgl Masuk
Alamat
Santri
wali








7.        Buku Klapper
No
Nama (urut abjad)
Kelas
Alamat
Keterangan






8.        Buku Mutasi Santri
No
Nama (Urut abjad)
Alamat
Pindah ke
Tanggal
Keterangan







1.        Buku SPP (Syahriah)
No
Nama
Tanggal dan Bulan
Ket































2.         Papan nama
Warna Dasar               :  Krem
Warna Tulisan            :  Biru
Warna Logo                :  Merah
Atau disesuaikan dengan lembaga pengampu